一、企業(yè)引入商旅平臺(tái)的意義

1、提供“一站式服務(wù)”，方便員工出行需要

商旅平臺(tái)的搭建實(shí)現(xiàn)了辦公OA、訂票系統(tǒng)、OCR票據(jù)識(shí)別、報(bào)賬平臺(tái)等多系統(tǒng)的集成，使出差申請(qǐng)的提報(bào)、交通住宿的預(yù)定，以及差旅補(bǔ)助報(bào)銷實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一平臺(tái)管理。由商旅平臺(tái)提供產(chǎn)品預(yù)定、訂單管理、服務(wù)跟蹤功能，訂購(gòu)火車票能實(shí)時(shí)下單出票、支持在線退改簽服務(wù)；平臺(tái)與各大航司、其他商旅服務(wù)商建立三方合作，獲取優(yōu)勢(shì)價(jià)格及服務(wù)；全國(guó)范圍內(nèi)提供優(yōu)質(zhì)、協(xié)議酒店，獲得價(jià)格和服務(wù)質(zhì)量雙保障，為員工出行提供便捷；同時(shí)商旅平臺(tái)具備個(gè)人報(bào)銷功能，減少員工切換系統(tǒng)的麻煩，精簡(jiǎn)了報(bào)賬流程，統(tǒng)一平臺(tái)提申請(qǐng)、訂票、報(bào)銷，實(shí)現(xiàn)了差旅統(tǒng)一管理，提高了工作效率。

2、實(shí)現(xiàn)全流程差旅標(biāo)準(zhǔn)控制

商旅平臺(tái)嵌入了員工個(gè)人差旅標(biāo)準(zhǔn)，從產(chǎn)品預(yù)定到費(fèi)用報(bào)銷都進(jìn)行費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)控制，訂火車票、酒店時(shí)，關(guān)聯(lián)事前申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)匹配個(gè)人的差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，避免了超標(biāo)預(yù)定，實(shí)現(xiàn)差旅標(biāo)準(zhǔn)的事中控制，減少了后期的審批成本，從而降低人工成本。員工因公出行時(shí)，所有標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)的預(yù)定，費(fèi)用由平臺(tái)墊付資金，真正實(shí)現(xiàn)了員工出差免墊付、無(wú)需占用員工資金；當(dāng)超標(biāo)預(yù)定機(jī)票或住宿時(shí)，超過(guò)員工標(biāo)準(zhǔn)的部分平臺(tái)不墊付，將由員工個(gè)人承擔(dān)。且商旅平臺(tái)系統(tǒng)采用月結(jié)、統(tǒng)一發(fā)票模式的設(shè)計(jì)，從而大大保證了票據(jù)的合規(guī)性，降低了審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，且在一定程度上提高了資金使用效率。

3、發(fā)揮集團(tuán)優(yōu)勢(shì)形成規(guī)模效應(yīng)，提高資源議價(jià)能力

商旅平臺(tái)的建設(shè)，將整個(gè)集團(tuán)的差旅行為通過(guò)一個(gè)平臺(tái)進(jìn)行管理，大大提高了集團(tuán)與各大航空公司、酒店的議價(jià)能力。通過(guò)有效的資源整合與分析，篩選出優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，更有利于各公司比質(zhì)比價(jià)，從而為員工爭(zhēng)取更優(yōu)惠的商旅價(jià)格，帶來(lái)更多的增值服務(wù)，集中采購(gòu)行為充分發(fā)揮集團(tuán)的規(guī)模效應(yīng)，即為員工提供了更佳的出行體驗(yàn)，同時(shí)也降低了公司的成本，提升企業(yè)差旅管理水平。

4、簡(jiǎn)化報(bào)銷流程，節(jié)省了審批成本

員工出差返程后，登陸商旅平臺(tái)提報(bào)差旅補(bǔ)助申請(qǐng)報(bào)賬單，領(lǐng)導(dǎo)線上審批，通過(guò)移動(dòng)交互方式提升了員工報(bào)銷的便利性，簡(jiǎn)化了原差旅費(fèi)填單、簽批的流程。其次商旅平臺(tái)對(duì)供應(yīng)商的結(jié)算由公司每月統(tǒng)一提報(bào)，將多筆分散的報(bào)銷行為統(tǒng)一處理，大大提高了報(bào)賬效率，節(jié)省了審批成本，提高了工作效率，同時(shí)很大程度上規(guī)范了報(bào)銷憑證。

5、提供管理報(bào)表，為決策提供支持

商旅平臺(tái)能夠匯集全集團(tuán)的差旅出行信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)及時(shí)存儲(chǔ)和實(shí)時(shí)管控，提供大數(shù)據(jù)整合和分析，能夠多口徑、多維度、全視角的反應(yīng)企業(yè)差旅費(fèi)情況，提高了數(shù)據(jù)分析能力，實(shí)時(shí)追蹤差旅預(yù)算執(zhí)行情況，為企業(yè)年初制定差旅預(yù)算提供有效的數(shù)據(jù)支持；準(zhǔn)確的分析公司、部門(mén)差旅費(fèi)成本，為部門(mén)績(jī)效考核提供依據(jù)；有利于將供應(yīng)商提供的價(jià)格、服務(wù)進(jìn)行橫向比對(duì)，已獲取更高性價(jià)比的服務(wù)，為企業(yè)降本增效提供有利的數(shù)據(jù)支撐。

二、企業(yè)商旅平臺(tái)怎么選

在選擇企業(yè)商旅平臺(tái)時(shí)，企業(yè)應(yīng)關(guān)注以下四個(gè)方面：

1、商旅資源的全面覆蓋

企業(yè)選擇商旅平臺(tái)時(shí)，首先要確保其能夠覆蓋廣泛的商旅需求，如機(jī)票、酒店、火車票、租車、保險(xiǎn)等，這意味著企業(yè)員工可以在一個(gè)平臺(tái)上完成所有商旅相關(guān)的需求，極大地簡(jiǎn)化了操作流程，提高了工作效率。

2、商旅支出的費(fèi)用控制

費(fèi)用控制是差旅管理的核心目標(biāo)之一。一個(gè)好的商旅平臺(tái)能夠幫助企業(yè)實(shí)時(shí)監(jiān)控和分析差旅費(fèi)用，提供精準(zhǔn)的費(fèi)用控制建議。比如商旅平臺(tái)可以通過(guò)其智能費(fèi)控系統(tǒng)，支持預(yù)算編制和自動(dòng)化審批流程，對(duì)差旅費(fèi)用進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控與管理。企業(yè)能夠設(shè)定預(yù)算上限和支出規(guī)則，當(dāng)費(fèi)用接近或超出預(yù)算時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送預(yù)警，確保費(fèi)用始終在控制范圍內(nèi)。

3、商旅數(shù)據(jù)安全與合規(guī)性

企業(yè)在選擇商旅平臺(tái)時(shí)，數(shù)據(jù)安全和合規(guī)性也是必須考慮的因素。保障企業(yè)和員工的數(shù)據(jù)信息安全，通過(guò)嚴(yán)格的權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密和自動(dòng)化合規(guī)檢查，確保所有的差旅操作都符合企業(yè)內(nèi)部政策和法律法規(guī)。系統(tǒng)能夠自動(dòng)識(shí)別和驗(yàn)證發(fā)票的合規(guī)性，避免不合規(guī)操作帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

4、用戶體驗(yàn)與支持服務(wù)

一個(gè)好的商旅平臺(tái)應(yīng)當(dāng)提供良好的用戶體驗(yàn)和及時(shí)的支持服務(wù)。商旅平臺(tái)的用戶界面應(yīng)簡(jiǎn)潔直觀，操作流程流暢，支持多端操作，無(wú)論是PC端還是移動(dòng)端，用戶都可以輕松完成預(yù)訂、審批、報(bào)銷等操作。此外，好的商旅平臺(tái)還提供7×24小時(shí)的在線客服服務(wù)，確保企業(yè)員工在差旅過(guò)程中遇到問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)得到解決。

每個(gè)企業(yè)都有其獨(dú)特的商旅需求，選擇合適的商旅平臺(tái)應(yīng)以企業(yè)的實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)。在評(píng)估各個(gè)平臺(tái)時(shí)，建議企業(yè)結(jié)合自身的需求，尤其關(guān)注平臺(tái)的功能全面性、定制化能力、安全性和服務(wù)支持。

三、企業(yè)商旅平臺(tái)的價(jià)格與功能如何平衡選擇

很多企業(yè)在選擇商旅平臺(tái)時(shí)，價(jià)格往往是首要考慮因素。但低價(jià)并不意味著最優(yōu)選擇，尤其是當(dāng)平臺(tái)功能無(wú)法滿足需求時(shí)，節(jié)省的成本可能會(huì)反而增加管理負(fù)擔(dān)。

價(jià)格通常與平臺(tái)的服務(wù)深度和廣度直接相關(guān)。大型平臺(tái)由于資源豐富，通常價(jià)格較高，但能夠提供更全面的服務(wù)。而一些小型平臺(tái)，雖然價(jià)格低廉，但可能在功能上有所欠缺。例如，某些平臺(tái)不支持國(guó)際差旅或者無(wú)法與企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，導(dǎo)致后期操作麻煩。

平衡價(jià)格與功能的最好方式是先明確你的預(yù)算上限和必須實(shí)現(xiàn)的功能。如果你只需要基本的差旅管理功能，選擇價(jià)格較低的商旅平臺(tái)就夠了。而如果企業(yè)規(guī)模較大，出差頻繁，投資一個(gè)高質(zhì)量的商旅平臺(tái)則可能更加合算。