一、企業(yè)引入商旅平臺的意義

1、提供“一站式服務”，方便員工出行需要

商旅平臺的搭建實現(xiàn)了辦公OA、訂票系統(tǒng)、OCR票據(jù)識別、報賬平臺等多系統(tǒng)的集成，使出差申請的提報、交通住宿的預定，以及差旅補助報銷實現(xiàn)了統(tǒng)一平臺管理。由商旅平臺提供產(chǎn)品預定、訂單管理、服務跟蹤功能，訂購火車票能實時下單出票、支持在線退改簽服務；平臺與各大航司、其他商旅服務商建立三方合作，獲取優(yōu)勢價格及服務；全國范圍內提供優(yōu)質、協(xié)議酒店，獲得價格和服務質量雙保障，為員工出行提供便捷；同時商旅平臺具備個人報銷功能，減少員工切換系統(tǒng)的麻煩，精簡了報賬流程，統(tǒng)一平臺提申請、訂票、報銷，實現(xiàn)了差旅統(tǒng)一管理，提高了工作效率。

2、實現(xiàn)全流程差旅標準控制

商旅平臺嵌入了員工個人差旅標準，從產(chǎn)品預定到費用報銷都進行費用標準控制，訂火車票、酒店時，關聯(lián)事前申請，系統(tǒng)自動匹配個人的差旅費標準，避免了超標預定，實現(xiàn)差旅標準的事中控制，減少了后期的審批成本，從而降低人工成本。員工因公出行時，所有標準內的預定，費用由平臺墊付資金，真正實現(xiàn)了員工出差免墊付、無需占用員工資金；當超標預定機票或住宿時，超過員工標準的部分平臺不墊付，將由員工個人承擔。且商旅平臺系統(tǒng)采用月結、統(tǒng)一發(fā)票模式的設計，從而大大保證了票據(jù)的合規(guī)性，降低了審計風險，且在一定程度上提高了資金使用效率。

3、發(fā)揮集團優(yōu)勢形成規(guī)模效應，提高資源議價能力

商旅平臺的建設，將整個集團的差旅行為通過一個平臺進行管理，大大提高了集團與各大航空公司、酒店的議價能力。通過有效的資源整合與分析，篩選出優(yōu)質的供應商，更有利于各公司比質比價，從而為員工爭取更優(yōu)惠的商旅價格，帶來更多的增值服務，集中采購行為充分發(fā)揮集團的規(guī)模效應，即為員工提供了更佳的出行體驗，同時也降低了公司的成本，提升企業(yè)差旅管理水平。

4、簡化報銷流程，節(jié)省了審批成本

員工出差返程后，登陸商旅平臺提報差旅補助申請報賬單，領導線上審批，通過移動交互方式提升了員工報銷的便利性，簡化了原差旅費填單、簽批的流程。其次商旅平臺對供應商的結算由公司每月統(tǒng)一提報，將多筆分散的報銷行為統(tǒng)一處理，大大提高了報賬效率，節(jié)省了審批成本，提高了工作效率，同時很大程度上規(guī)范了報銷憑證。

5、提供管理報表，為決策提供支持

商旅平臺能夠匯集全集團的差旅出行信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)及時存儲和實時管控，提供大數(shù)據(jù)整合和分析，能夠多口徑、多維度、全視角的反應企業(yè)差旅費情況，提高了數(shù)據(jù)分析能力，實時追蹤差旅預算執(zhí)行情況，為企業(yè)年初制定差旅預算提供有效的數(shù)據(jù)支持；準確的分析公司、部門差旅費成本，為部門績效考核提供依據(jù)；有利于將供應商提供的價格、服務進行橫向比對，已獲取更高性價比的服務，為企業(yè)降本增效提供有利的數(shù)據(jù)支撐。

二、企業(yè)商旅平臺怎么選

在選擇企業(yè)商旅平臺時，企業(yè)應關注以下四個方面：

1、商旅資源的全面覆蓋

企業(yè)選擇商旅平臺時，首先要確保其能夠覆蓋廣泛的商旅需求，如機票、酒店、火車票、租車、保險等，這意味著企業(yè)員工可以在一個平臺上完成所有商旅相關的需求，極大地簡化了操作流程，提高了工作效率。

2、商旅支出的費用控制

費用控制是差旅管理的核心目標之一。一個好的商旅平臺能夠幫助企業(yè)實時監(jiān)控和分析差旅費用，提供精準的費用控制建議。比如商旅平臺可以通過其智能費控系統(tǒng)，支持預算編制和自動化審批流程，對差旅費用進行實時監(jiān)控與管理。企業(yè)能夠設定預算上限和支出規(guī)則，當費用接近或超出預算時，系統(tǒng)會自動發(fā)送預警，確保費用始終在控制范圍內。

3、商旅數(shù)據(jù)安全與合規(guī)性

企業(yè)在選擇商旅平臺時，數(shù)據(jù)安全和合規(guī)性也是必須考慮的因素。保障企業(yè)和員工的數(shù)據(jù)信息安全，通過嚴格的權限管理、數(shù)據(jù)加密和自動化合規(guī)檢查，確保所有的差旅操作都符合企業(yè)內部政策和法律法規(guī)。系統(tǒng)能夠自動識別和驗證發(fā)票的合規(guī)性，避免不合規(guī)操作帶來的風險。

4、用戶體驗與支持服務

一個好的商旅平臺應當提供良好的用戶體驗和及時的支持服務。商旅平臺的用戶界面應簡潔直觀，操作流程流暢，支持多端操作，無論是PC端還是移動端，用戶都可以輕松完成預訂、審批、報銷等操作。此外，好的商旅平臺還提供7×24小時的在線客服服務，確保企業(yè)員工在差旅過程中遇到問題時能夠及時得到解決。

每個企業(yè)都有其獨特的商旅需求，選擇合適的商旅平臺應以企業(yè)的實際情況為出發(fā)點。在評估各個平臺時，建議企業(yè)結合自身的需求，尤其關注平臺的功能全面性、定制化能力、安全性和服務支持。

三、企業(yè)商旅平臺的價格與功能如何平衡選擇

很多企業(yè)在選擇商旅平臺時，價格往往是首要考慮因素。但低價并不意味著最優(yōu)選擇，尤其是當平臺功能無法滿足需求時，節(jié)省的成本可能會反而增加管理負擔。

價格通常與平臺的服務深度和廣度直接相關。大型平臺由于資源豐富，通常價格較高，但能夠提供更全面的服務。而一些小型平臺，雖然價格低廉，但可能在功能上有所欠缺。例如，某些平臺不支持國際差旅或者無法與企業(yè)的財務系統(tǒng)對接，導致后期操作麻煩。

平衡價格與功能的最好方式是先明確你的預算上限和必須實現(xiàn)的功能。如果你只需要基本的差旅管理功能，選擇價格較低的商旅平臺就夠了。而如果企業(yè)規(guī)模較大，出差頻繁，投資一個高質量的商旅平臺則可能更加合算。