一、辦公自動化是什么意思

辦公自動化（office Automation，OA）是在設(shè)備、通信逐步實現(xiàn)自動化的基礎(chǔ)上，通過管理信息系統(tǒng)（Management Information System，MIS）的發(fā)展而興起的一門綜合性技術(shù)。它是將計算機網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代化辦公相結(jié)合的一種新型辦公方式，它不僅可以實現(xiàn)辦公事務(wù)的自動化處理，而且可以極大地提高個人或者群體辦公事務(wù)的工作效率，為企業(yè)或部門機關(guān)的管理與決策提供科學(xué)的依據(jù)。

在辦公自動化管理領(lǐng)域，如果說硬件技術(shù)是其環(huán)境保障，則軟件技術(shù)就是辦公自動化各項功能得以順利實現(xiàn)的靈魂所在。自20世紀(jì)70年代，從單機處理開始，例如，采用微型機處理文字，進(jìn)而完成文件歸檔、記錄指示、電話自動記錄等任務(wù)。20世紀(jì)80年代后進(jìn)入辦公自動化的快速發(fā)展期，在辦公室中普遍采用計算機作為高一級的管理工具，如信息檢索、輔助決策等，出現(xiàn)辦公設(shè)備和計算機、通信等互連構(gòu)成的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)集成技術(shù)，人對辦公信息的處理能力出現(xiàn)質(zhì)的飛躍，辦公自動化成為智能建筑的一個主要標(biāo)志。

目前，辦公自動化系統(tǒng)成為包括計算機、通信、聲像識別、數(shù)值計算及管理等多種技術(shù)的一個綜合系統(tǒng)。計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)被視為辦公自動化的四項支撐，工作站( Work Station)和局域網(wǎng)絡(luò)(Local Area Network)成了辦公自動化的兩大支柱。

二、 辦公自動化的特點

1、處理各項事務(wù)自動化

在企業(yè)及單位的辦公管理中，都會涉及到秘書與行政要務(wù)，辦公自動化的應(yīng)用，能夠及時的了解行政事務(wù)與人事關(guān)系，確保事務(wù)處理更加準(zhǔn)確。

2、處理文件自動化

在傳統(tǒng)的辦公管理中，每一份文件都必須要進(jìn)行嚴(yán)密的分析、解讀，以紙質(zhì)的形式不斷的進(jìn)行著修改，這樣不僅降低了工作效率，也使員工的工作量增多，同時也很容易出現(xiàn)修改失誤或文件信息丟失的問題，致使文件中的信息存在漏洞。而辦公自動化系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)自動化的管理各類文件。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對文件進(jìn)行分類和統(tǒng)一的傳輸，在保留好原文件的前提下，提出一些可行性的建議。同時企業(yè)必須要對辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的管理，并要求工作者通過身份驗證才能夠登錄系統(tǒng)，并查看所需要的文件資料，有效的保證了企業(yè)內(nèi)部文件的嚴(yán)密性。

3、實現(xiàn)自動化決策

在企業(yè)管理中，是否正確的決策是確保辦公管理的基礎(chǔ)，使用辦公自動化系統(tǒng)能夠自動對文件進(jìn)行核對，如人事關(guān)系、財務(wù)賬目等。而辦公自動化可以對涉及到?jīng)Q策的相關(guān)資料進(jìn)行科學(xué)的分析，這樣能夠有效的提高決策的科學(xué)性與數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度。