一、辦公自動(dòng)化的發(fā)展歷程

1、國(guó)外

早在20世紀(jì)90年代，國(guó)外就開(kāi)始了對(duì)辦公自動(dòng)化設(shè)計(jì)的探索。并且設(shè)計(jì)了一個(gè)簡(jiǎn)單的自動(dòng)化體系，雖然當(dāng)時(shí)該體系十分簡(jiǎn)單但是卻直接掀起了人們對(duì)自動(dòng)化辦公的探索之路。

辦公自動(dòng)化理論與技術(shù)的研究興起于20世紀(jì)70年代末期的美、英、日等經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)、科技領(lǐng)先的國(guó)家，其中，美國(guó)是推行辦公自動(dòng)化最早的國(guó)家之一，其辦公自動(dòng)化發(fā)展歷程可分為四個(gè)階段：一是1975年前的單機(jī)設(shè)備階段，以采用單機(jī)設(shè)備、完成單項(xiàng)工作為目標(biāo)，這一階段的辦公自動(dòng)化技術(shù)又被稱(chēng)為“秘書(shū)級(jí)別”；二是1975年-1982年的局域網(wǎng)階段，通過(guò)采用專(zhuān)用交換機(jī)、局域網(wǎng)等部分綜合設(shè)備，將很多單機(jī)設(shè)備融入到局域網(wǎng)絡(luò)中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和設(shè)備的共享，這一階段的辦公自動(dòng)化技術(shù)又被稱(chēng)為“主任級(jí)別”；三是1983年-1990年的一體化階段，采用數(shù)據(jù)、文字、聲音、圖像等多媒體信息，通過(guò)廣域網(wǎng)作為傳輸、處理、存儲(chǔ)手段，這一階段的辦公自動(dòng)化技術(shù)又被稱(chēng)為“決策級(jí)別”；四是1990年以后的多媒體信息傳輸階段，將語(yǔ)音、圖像、音視頻等技術(shù)更好地運(yùn)用到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)更加先進(jìn)的辦公自動(dòng)化。

2、國(guó)內(nèi)

目前國(guó)內(nèi)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也得到了快速發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始注重對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)的使用。我國(guó)辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展可分為四個(gè)階段：

第一階段：1980-1999年，文件型辦公自動(dòng)化。最早的辦公自動(dòng)化從Lotus12-3、WPS、MSOffice等單機(jī)版的辦公應(yīng)用軟件開(kāi)始，實(shí)現(xiàn)了由手工辦公到電腦辦公的轉(zhuǎn)變，在當(dāng)時(shí)被稱(chēng)作“無(wú)紙化辦公”。一方面實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的信息交流和共享，另一方面建立了企業(yè)審批及流程雛形，從而形成了OA的概念。

第二階段：2000-2005年，協(xié)同型辦公自動(dòng)化。這一階段主要以工作流為中心，在文件型OA的基礎(chǔ)上增加了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、文檔管理、會(huì)議管理、資產(chǎn)管理等實(shí)用功能。在實(shí)現(xiàn)個(gè)人辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)上，該階段的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)完善了各個(gè)職能部門(mén)之間的溝通和信息共享機(jī)制，建立了企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同工作環(huán)境，將辦公自動(dòng)化拓展到企業(yè)的全部辦公機(jī)構(gòu)，確保所有員工均可實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，并能夠根據(jù)各自的授權(quán)了解需要的信息，完成自己的工作任務(wù)。

第三階段：2006-2010年，知識(shí)型辦公自動(dòng)化。隨著OA系統(tǒng)應(yīng)用的逐步深入，企業(yè)和用戶(hù)的要求也不斷提高，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展也隨之派生出全新氣象，形成了以“知識(shí)管理”為主要思想、以“協(xié)同”為工作方式、以“門(mén)戶(hù)”為技術(shù)手段、整合了企業(yè)內(nèi)信息資源的“知識(shí)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)”。從這個(gè)意義上說(shuō)，辦公實(shí)際上是一個(gè)管理過(guò)程，電子商務(wù)時(shí)代帶來(lái)的企業(yè)事務(wù)處理對(duì)象瞬息萬(wàn)變，這就要求作為企業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠提供足夠的靈活應(yīng)變和開(kāi)放交互能力。

第四階段：2011年后，智能型辦公自動(dòng)化。隨著企業(yè)組織流程的不斷固化和改進(jìn)、知識(shí)的積累和應(yīng)用以及技術(shù)的創(chuàng)新和提升，最終的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將會(huì)全面脫胎換骨，全新的“智能型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)”將成為未來(lái)的發(fā)展方向，智能型OA能夠提供決策支持、知識(shí)挖掘、商務(wù)智能等服務(wù)，并且更關(guān)注企業(yè)的決策效率。

二、 辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)及策略

隨著各種技術(shù)的不斷進(jìn)步，辦公自動(dòng)化的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)將體現(xiàn)以下幾個(gè)特點(diǎn)。

1、辦公信息數(shù)字化、多媒體化

在辦公活動(dòng)中，人們主要采用計(jì)算機(jī)對(duì)信息進(jìn)行處理，計(jì)算機(jī)所處理的信息都是數(shù)字信息，很多的信息都被處理成數(shù)字方式，這樣存儲(chǔ)處理就更方便。

同時(shí)，隨著多媒體技術(shù)、虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)的應(yīng)用，使人們處理信息的手段和內(nèi)容更加豐富，使數(shù)據(jù)、文字、圖形圖像、音頻及視頻等各種信息形式都能使用計(jì)算機(jī)處理，它更加適應(yīng)并有力支持人們以視覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)、觸覺(jué)、味覺(jué)、嗅覺(jué)等多種方式獲取及處理信息的方式。

2、辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、國(guó)際化

在人們的日常生活中，網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用已改變了人們的生活方式，也改變了人們的工作方式，完備的辦公白動(dòng)化系統(tǒng)能把多種辦公設(shè)備連成辦公局域網(wǎng)，進(jìn)而通過(guò)公共通信網(wǎng)或?qū)Ｓ镁W(wǎng)連成廣域辦公網(wǎng)，特別是Internet網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展與普及，通過(guò)Internet網(wǎng)絡(luò)可連接到地球上任何角落，從而實(shí)現(xiàn)信息的高速傳播。它可以跨越時(shí)間與空間，特別是在與國(guó)外的辦公聯(lián)系中，更是應(yīng)用十分方便與廣泛。

3、辦公操作無(wú)紙化、無(wú)人化、簡(jiǎn)單化

由于計(jì)算機(jī)要求處理的信息數(shù)字化，同時(shí)辦公環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)化使得跨部門(mén)的連續(xù)作業(yè)免去了以紙介質(zhì)為載體的傳統(tǒng)傳遞方式。采用“無(wú)紙化辦公”，一方面可以節(jié)省紙張；另一方面是速度快、準(zhǔn)確度高，便于文檔的編輯和復(fù)用，它非常適合電子商務(wù)和電子政務(wù)的辦公需要。

對(duì)于一些要求24小時(shí)辦公、辦公流程及作業(yè)內(nèi)容相對(duì)穩(wěn)定、工作比較枯燥、易疲勞、易錯(cuò)、勞動(dòng)量較重的一些工作場(chǎng)合，可以采用無(wú)人值守辦公。如自動(dòng)存取款機(jī)的銀行業(yè)務(wù)、夜間傳真及電子郵件自動(dòng)收發(fā)等。

由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的高速發(fā)展，相關(guān)辦公軟件已十分成熟，操作界面更為直觀(guān)，使得人們?cè)谵k公活動(dòng)中操作使用、維護(hù)與維修等更加簡(jiǎn)單。

4、辦公業(yè)務(wù)集成化

在早期的辦公活動(dòng)中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)大多是單機(jī)運(yùn)行，或是各個(gè)部門(mén)分別開(kāi)發(fā)自己的應(yīng)用系統(tǒng)。在這種情況下，由于所采用的軟件、硬件可能出自多家廠(chǎng)商，軟件功能、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、界面等也會(huì)因此不同。隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展、信息的交流，人們對(duì)辦公業(yè)務(wù)集成性的要求將會(huì)越來(lái)越高。辦公業(yè)務(wù)集成包括：一是設(shè)備的集成，即實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)傳輸與處理，這是辦公系統(tǒng)集成的基礎(chǔ)；二是應(yīng)用程序的集成，即實(shí)現(xiàn)各種應(yīng)用程序在同一環(huán)境下運(yùn)行；三是數(shù)據(jù)的集成，不僅包括相互交換數(shù)據(jù)，而且要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互操作和解決數(shù)據(jù)語(yǔ)義的異構(gòu)問(wèn)題，以真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。