一、辦公用品采購如何做好管理

辦公用品采購在企業(yè)管理中占據(jù)非常重要的地位，良好的采購管理不僅可以提高辦公效率，還能有效控制成本，做好辦公用品采購的管理工作主要注意以下幾點：

1、確定采購需求

在進行辦公用品采購之前，首先要明確公司的實際需求，考慮到員工數(shù)量、辦公用品種類、品質(zhì)等因素，有針對性地確定辦公用品采購清單。這樣可以避免采購冗余物品，也能滿足員工的實際需求，提高采購效率。

2、尋找信譽良好的供應(yīng)商

選擇供應(yīng)商是辦公用品采購管理中至關(guān)重要的一環(huán)，應(yīng)該選擇信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量有保證的供應(yīng)商，可以減少采購環(huán)節(jié)中的風(fēng)險。此外，與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系也有利于后續(xù)的采購談判和合作。

3、采購流程規(guī)范化

一套規(guī)范化的采購流程可以避免因為繁瑣的流程而導(dǎo)致采購周期過長等問題。建立起規(guī)范的采購流程能夠幫助企業(yè)更快地完成采購事務(wù)，提高工作效率。

4、精細管理采購成本

在進行辦公用品采購管理時，應(yīng)當(dāng)嚴格控制采購成本，盡可能降低采購的實際支出，可以通過與供應(yīng)商多方協(xié)商、批量采購等方式降低采購成本，為企業(yè)節(jié)省一定的資金。

5、引入專業(yè)的采購管理軟件

企業(yè)可以引入專業(yè)的采購管理軟件，如暢捷通軟件，來幫助管理者更好地實現(xiàn)辦公用品采購的信息化管理，這樣不僅能夠提高采購效率，還能夠?qū)崟r了解采購情況，做出更加明智的決策。

6、建立完善的采購檔案

建立并定期更新辦公用品采購檔案，可以幫助企業(yè)隨時查閱采購記錄，對采購情況有個清晰的了解。同時也有利于企業(yè)的管理者根據(jù)數(shù)據(jù)進行合理分析，制定更加合理的采購計劃。

二、辦公用品采購管理制度

第一章 總則

第一條 為加強公司辦公用品管理，控制費用開支，規(guī)范辦公用品的采購與使用，特制定本制度。

第二條 本制度適用于對辦公日常消耗品、宣傳品、設(shè)備耗材等的管理。

第二章 辦公用品采購

第三條 辦公用品采購采用集中采購、定量供應(yīng)的辦法。

1、集中采購由行政管理部負責(zé)并管理。

2、集中采購的辦公用品包括復(fù)印紙、傳真紙等紙張；計算機消耗的磁盤；打印機消耗的色帶、硒鼓、墨盒；日記本、各類筆墨等。

3、實行定期計劃批量采購供應(yīng)。即：每月15日前各部室向行政管理部提報當(dāng)月所需用品計劃，由行政管理部統(tǒng)一采購。

4、特殊辦公用品可以經(jīng)行政管理部門同意授權(quán)各部門自行采購。

5、各部門或班組若臨時急需采購辦公用品，由部門或班組專人填寫《辦公用品請購單》，并在備注欄內(nèi)注明急需采購的原因，經(jīng)班組負責(zé)人審定同意后，交行政管理部批準同意后，實施采購任務(wù)。

6、必需品、采購不易或耗用量大者應(yīng)約量庫存。

7、結(jié)算辦法。公司辦公室根據(jù)各單位辦公用品領(lǐng)用數(shù)量及單價，編制明細表經(jīng)確認后報財務(wù)劃轉(zhuǎn)。

第三章 辦公用品的分發(fā)領(lǐng)用

第四條 各部門領(lǐng)用辦公用品須填寫《辦公用品領(lǐng)用單》，一式兩份，一份用于分發(fā)辦公用品，另一份用于分發(fā)辦公用品的臺賬登記。

第五條 接到各部門的《辦公用品領(lǐng)用單》（兩份）之后，有關(guān)人員要進行核對，并做好登記。然后再填寫一份《辦公用品分發(fā)通知書》交發(fā)送室。

第六條 發(fā)送室進行核對后，把申請所要全部用品備齊，分發(fā)給各部門。

第七條 用品分發(fā)后應(yīng)做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。一份申請書連同《辦公用品分發(fā)通知書》轉(zhuǎn)交辦公用品管理室記賬存檔；另一份《辦公用品分發(fā)通知書》連同分發(fā)物品一起返回各部門。

第四章 辦公用品管理

第八條 新進人員到職時由各部門提出辦公用品申請，向行政管理部請領(lǐng)辦公用品并列入領(lǐng)用卡，人員離職時，應(yīng)將剩余辦公用品一并繳交辦公室。

第九條 印刷品（如信紙、信封、表格等）除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由辦公室統(tǒng)一印刷、保管。

第十條 部門使用的辦公用品由部門指定專人保管維護。

第十一條 對決定報廢的辦公用品，要做好登記，在《報廢處理冊》上填寫用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，到相關(guān)人員處理報廢注銷手續(xù)。

第十二條 辦公用品（價格在1000元以上的）正常使用發(fā)生的損壞時，要及時向行政管理部報告，由行政管理部安排修理，如不報告或擅自將損壞的辦公用品丟棄，使用者個人按非正常使用損壞照價賠償。

第十三條 公司對辦公用品的使用情況，實行年內(nèi)不定期檢查、年末普查的檢查制度，檢查工作由行政管理部負責(zé)。

第五章 附則

第十四條 本制度由行政管理部制定、解釋，報總經(jīng)理批準后執(zhí)行，修改時亦同。