一、什么是采購(gòu)管理系統(tǒng)

在當(dāng)今的商業(yè)環(huán)境中，采購(gòu)作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)，不僅涉及到成本控制，還直接關(guān)系到企業(yè)的供應(yīng)鏈穩(wěn)定性和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，為了優(yōu)化采購(gòu)流程，提高采購(gòu)效率，越來(lái)越多的企業(yè)開始引入采購(gòu)管理系統(tǒng)。

采購(gòu)管理系統(tǒng)是一種基于信息技術(shù)的企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)，旨在實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程的自動(dòng)化、規(guī)范化和透明化，該系統(tǒng)通過(guò)集成供應(yīng)商管理、需求計(jì)劃、訂單管理、合同管理、庫(kù)存管理等多個(gè)功能模塊，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)的全面監(jiān)控和管理。

二、采購(gòu)管理系統(tǒng)的功能有哪些

采購(gòu)管理系統(tǒng)能夠保證計(jì)劃的準(zhǔn)確性和采購(gòu)的合理性，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，其功能眾多，主要有：

1、訂單管理功能

采購(gòu)訂單是物資在采購(gòu)業(yè)務(wù)中流動(dòng)的起點(diǎn)，它通過(guò)采購(gòu)申請(qǐng)獲取來(lái)自生產(chǎn)和銷售等系統(tǒng)的信息，將供應(yīng)鏈整體的信息有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)。訂單管理主要記錄、跟蹤和控制訂單執(zhí)行的情況，包括針對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行，控制購(gòu)貨價(jià)格、折扣及數(shù)量。隨時(shí)跟蹤訂單完成情況，控制訂單的執(zhí)行；根據(jù)實(shí)際補(bǔ)貨情況追加執(zhí)行訂單，通過(guò)比較訂單執(zhí)行差異，以及通過(guò)業(yè)務(wù)和分析報(bào)表反映訂單執(zhí)行情況等。如果企業(yè)有集團(tuán)內(nèi)部的購(gòu)銷業(yè)務(wù)，還要包括集團(tuán)內(nèi)部購(gòu)貨或調(diào)撥訂單的執(zhí)行情況。

2、發(fā)票管理功能

采購(gòu)發(fā)票具有業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)雙重性質(zhì)，發(fā)票的業(yè)務(wù)處理和控制是企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。采購(gòu)發(fā)票與全部業(yè)務(wù)單據(jù)都有聯(lián)系，與其與采購(gòu)合同、付款單及預(yù)付單據(jù)聯(lián)系緊密。采購(gòu)管理系統(tǒng)提供增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票管理，并與應(yīng)付款系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)發(fā)票共享。

3、購(gòu)貨質(zhì)檢管理功能

工業(yè)系統(tǒng)提供比較全面的質(zhì)量檢驗(yàn)管理，包括購(gòu)貨檢驗(yàn)、完工檢驗(yàn)和庫(kù)存抽檢3種質(zhì)量檢驗(yàn)業(yè)務(wù)。在采購(gòu)管理系統(tǒng)中，為非免檢貨物提供檢倉(cāng)和送貨流程，并根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果確認(rèn)入庫(kù)貨物，同時(shí)提供相關(guān)的業(yè)務(wù)查詢報(bào)表。

4、供應(yīng)商供貨管理功能

供應(yīng)商供貨信息管理以購(gòu)貨價(jià)格為中心，完善地記錄、控制并管理供應(yīng)商的供貨業(yè)務(wù)資料，包括對(duì)不同供應(yīng)商、不同物料、不同數(shù)量段、不同幣別的價(jià)格和折扣信息的詳細(xì)記錄，以及業(yè)務(wù)傳遞、自動(dòng)更新及數(shù)據(jù)分析，同時(shí)進(jìn)行采購(gòu)最高限價(jià)的控制和預(yù)警管理，是采購(gòu)管理系統(tǒng)，乃至整個(gè)供應(yīng)鏈體系中重要的綜合數(shù)據(jù)處理中心之一。

5、業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)功能

業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)是按企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)范設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程工具，是實(shí)現(xiàn)用戶業(yè)務(wù)處理自定義的必要基礎(chǔ)之一。在工業(yè)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自定義，即在系統(tǒng)設(shè)置的所有業(yè)務(wù)單據(jù)關(guān)聯(lián)的路徑中，用戶可選擇一條、多條或全部。系統(tǒng)將根據(jù)用戶的設(shè)置進(jìn)行相關(guān)控制，保證企業(yè)獨(dú)特業(yè)務(wù)流程的需要。

6、業(yè)務(wù)資料聯(lián)查功能

單據(jù)關(guān)聯(lián)（包括上拉式和下推式關(guān)聯(lián)）是工業(yè)供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)，而單據(jù)聯(lián)查即查看業(yè)務(wù)流程中的單據(jù)關(guān)系。采購(gòu)管理系統(tǒng)中提供了單據(jù)、憑證、賬薄和報(bào)表的全面關(guān)聯(lián)及動(dòng)態(tài)連續(xù)查詢功能。

7、多級(jí)審核管理功能

多級(jí)審核管理是對(duì)多級(jí)審核、審核人、審核權(quán)限和審核效果等授權(quán)的工作平臺(tái)，是處理業(yè)務(wù)單據(jù)時(shí)采用多角度、多級(jí)別和順序?qū)徍斯芾矸椒?。它體現(xiàn)了工作流管理的思路，屬于采購(gòu)管理系統(tǒng)用戶權(quán)限性質(zhì)的基本管理。

8、代管業(yè)務(wù)管理功能

代管和發(fā)運(yùn)業(yè)務(wù)管理為代管物料專門代管倉(cāng)，提供代管物料收、發(fā)和存的業(yè)務(wù)處理，并提供相關(guān)報(bào)表供用戶查詢和監(jiān)控。此外，采購(gòu)管理系統(tǒng)還專門管理貨物發(fā)運(yùn)業(yè)務(wù)。

9、物料對(duì)應(yīng)管理功能

物料對(duì)應(yīng)管理通過(guò)物料對(duì)應(yīng)表來(lái)實(shí)現(xiàn)物料在用戶與往來(lái)單位之間的對(duì)應(yīng)管理功能。物料對(duì)應(yīng)表是企業(yè)的重要業(yè)務(wù)資料，是供應(yīng)商對(duì)應(yīng)物料代碼、名稱表與客戶對(duì)應(yīng)物料代碼、名稱表的合稱。在采購(gòu)管理系統(tǒng)中，分別提供供應(yīng)商和客戶對(duì)應(yīng)物料的代碼、名稱表。在單據(jù)和報(bào)表中，直接調(diào)用相應(yīng)代碼、名稱，可供查詢和顯示，滿足用戶的對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)需求。

10、報(bào)表查詢功能

該功能包括查詢并使用采購(gòu)業(yè)務(wù)報(bào)表、采購(gòu)分析報(bào)表、萬(wàn)能報(bào)表和查詢分析工具。采購(gòu)業(yè)務(wù)報(bào)表是針對(duì)用戶已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)處理，將所取得得業(yè)務(wù)成果進(jìn)行篩選和分析，以綜合反映企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的信息；采購(gòu)分析報(bào)表分析采購(gòu)流程中各項(xiàng)主要業(yè)務(wù)的處理結(jié)果和運(yùn)作情況；萬(wàn)能報(bào)表和查詢分析工具是一種自定義形式的報(bào)表，是方便用戶根據(jù)自身查詢分析需要制作自定義業(yè)務(wù)和分析報(bào)表的工具。