一、 會展策劃有什么作用

成功的會展活動源于成功的會展策劃，會展策劃作為一個系統(tǒng)工程，主要具有以下幾個作用：

1、戰(zhàn)略指導(dǎo)作用

策劃是一種理性思維，以確保未來即將進(jìn)行的活動，有條不紊地按預(yù)定的目標(biāo)進(jìn)行，是策劃者為策劃目標(biāo)進(jìn)行決策謀劃、探索、設(shè)計多種備選方案的過程。決策者以策劃方案為基礎(chǔ)，進(jìn)行選擇和決斷，從而保證決策的程序化和科學(xué)性。

戰(zhàn)略指導(dǎo)作用是指會展策劃能為會展活動的執(zhí)行提供總體的指導(dǎo)思想。以展覽策劃為例，如展覽場地、展會規(guī)模、展會的主題及時間的安排、展會品牌、主要合作伙伴（行業(yè)）等方面，在會展策劃方案中都要事先提出詳細(xì)的預(yù)案。

2、實施規(guī)劃作用

實施規(guī)劃作用是指會展策劃能為會展活動提供具體的行動計劃。一般來說，會展策劃方案通過之后，在具體的實施過程中可以根據(jù)情況作適當(dāng)調(diào)整，但會展活動運(yùn)行的總體思路與要求是不會改變的，策劃方案是會展活動實施的主要依據(jù)。

3、進(jìn)程制約作用

進(jìn)程制約作用是指會展策劃能安排并制約會展活動的進(jìn)程。尤其是大型會展活動，所涉及的工作千頭萬緒，在會展活動執(zhí)行的進(jìn)程中，必領(lǐng)嚴(yán)格按照策劃所提出的方案進(jìn)行工作，這樣才能確保會展活動的順利進(jìn)行。

4、效果控制作用

策劃一般會對會展活動發(fā)展的長遠(yuǎn)問題或本質(zhì)問題，針對會展環(huán)境的未來變化發(fā)展，進(jìn)行超前研究、預(yù)測發(fā)展趨勢、思考未來發(fā)展問題，以提高會展活動策劃主體適應(yīng)未來和創(chuàng)造未來的主動性。

效果控制作用是指會展策劃能預(yù)測、監(jiān)督會展項目活動的效果。某一會展活動在執(zhí)行過程中是否達(dá)到預(yù)期的效果，，通過對照策劃方案的相關(guān)要求就能夠清晰地看出。會展策劃一方面能對會展活動的最終完成效果進(jìn)行控制，另一方面也可以對策劃方案本身的可行性、合理性進(jìn)行檢驗。

5、規(guī)范運(yùn)作作用

會展策劃者在進(jìn)行計劃或規(guī)劃之前，運(yùn)用科學(xué)的策劃運(yùn)作程序?qū)τ媱澾M(jìn)行構(gòu)思和設(shè)計，為計劃生成提供智謀，使計劃切實可行，使預(yù)算投向可靠。規(guī)范運(yùn)作作用是指會展策劃能使會展運(yùn)作趨于科學(xué)、合理、規(guī)范。

二、會展設(shè)計策劃方案基本流程七步走

1、合理分工

策劃主管負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)溝通整個小組各策劃人員的工作，并全權(quán)負(fù)責(zé)策劃方案的制定和修訂；策劃人員負(fù)責(zé)編擬會展項目計劃；文案撰寫人員負(fù)責(zé)撰寫各類會展文案，包括會展常用文書、會展社交文書、會展推介文書、會展合同等 ；美術(shù)設(shè)計人員負(fù)責(zé)各類各種類型視覺形象設(shè)計，如廣告設(shè)計、展示空間設(shè)計；市場調(diào)查人員負(fù)責(zé)進(jìn)行市場調(diào)查并編寫市場調(diào)查報告；媒體聯(lián)絡(luò)人員進(jìn)行媒體宣傳推廣。

2、市場調(diào)查與分析

市場調(diào)查與分析包括產(chǎn)業(yè)環(huán)境、目標(biāo)市場、政策法規(guī)、同類會展、自身資源五個方面內(nèi)容的調(diào)查，得出分析報告。

3、制定行動方案

（1）制定一個統(tǒng)籌兼顧的方案是會展項目順利開展的重要前提，選擇合適的時間，合適的地點(diǎn)，并做到兩者的合理搭配，是方案必須注意的內(nèi)容。

（2）會展策劃方案具體化，應(yīng)形成一個可供操作的具體措施。其間得需明確以下內(nèi)容：會展項目的目標(biāo)、實現(xiàn)會展項目目標(biāo)的環(huán)境、會展項目營銷戰(zhàn)略要素、會展相關(guān)活動的開展、會展策劃方案的效果與評估、會展策劃方案實施的附加條件。

（3）設(shè)計行動日程表也是必不可缺少的一環(huán)。會展項目的行動日程必須精心設(shè)計，策劃方案的制作、方案的實施不得延誤，每個步驟的開始和結(jié)束都應(yīng)有時間的規(guī)定和限制，以保證方案的實施能夠順利進(jìn)行，否則就會嚴(yán)重影響會展的成功舉辦。

4、制定預(yù)算方案

制定一份完善的會展項目預(yù)算方案一般包括場地費(fèi)用、行政管理費(fèi)用（包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費(fèi)用等）、宣傳推廣費(fèi)用、招展、招商費(fèi)用、相關(guān)活動經(jīng)費(fèi)和其他可能產(chǎn)生的費(fèi)用。

5、確定會展項目收入來源

會展收入來源一般是會務(wù)費(fèi)或展位費(fèi)收入、門票收入和企業(yè)贊助收入。

6、撰寫 會展策劃方案

將策劃的最終成果整理成書面材料，即策劃書，也稱企劃案，其主體內(nèi)容包括現(xiàn)狀或背景介紹、分析、目標(biāo)、戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)或行動方案、效益預(yù)測、控制和應(yīng)急措施，各部分內(nèi)容可因具體要求不同而詳細(xì)程度不一。可涵蓋內(nèi)容如可行性研究報告、項目意向書、項目建議書以及廣告策劃書、宣傳手冊等圍繞某次戰(zhàn)前、戰(zhàn)中以及展后的所有策劃文案。

7、評估與修正

及時召開總結(jié)會，對策劃書進(jìn)行評估修正。同時做好相關(guān)的善后公關(guān)工作，并準(zhǔn)備好會展突發(fā)事故的解決備案。